Klassieke post verdwijnt in snel tempo en papiervrij werken is (steeds) meer de norm binnen de zakelijke dienstverlening. De Europese wetgeving maakt het nu mogelijk om digitaal rechtsgeldig te ondertekenen. Dat betekent dat wij binnen Smit en de Wolf al onze documenten in de komende tijd gaan voorzien van een digitale handtekening.

Sneller en efficiënter werken

Door het invoeren van een digitale handtekening kunnen wij als organisatie sneller en efficiënter werken en hierdoor de service verhogen.

De digitale handtekening versnelt bijvoorbeeld het papierintensieve proces rondom het opmaken en afhandelen van jaarrekeningen en belastingaangiften.

Digitaal rechtsgeldig

Er worden door ons al veel documenten via e-mail verstuurd aan onze klanten. Maar nu gebeurt dat vaak nog door het document uit te printen, te ondertekenen en in te scannen.

De digitale handtekening gaat dit veranderen. Documenten kunnen eenvoudig met een digitale handtekening worden ondertekend. Via een link in de e-mail kunnen onze klanten, indien nodig, ook zelf een document dat wij aanleveren ondertekenen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de akkoordverklaring die wij nodig hebben voor het indienen van de belastingaangiften.

Uiteraard is dit gehele proces goed beveiligd. Na ondertekening van alle partijen ontvangt u een digitale versie van het rechtsgeldig ondertekende document per e-mail in pdf formaat (download link).

Wat betekent dit voor u als klant?

Via e-mail sturen wij een verzoek tot ondertekening van bijvoorbeeld een belastingaangifte, een jaarrekening of een bevestiging.

Voor documenten met gevoelige (persoons-)gegevens sturen we tevens een dubbele autorisatie via SMS mee om zeker te weten dat de gegevens alleen bij u terecht komen.

Uw handtekening komt digitaal in het document en met één druk op de knop stuurt u deze documenten getekend retour. Op het document is zichtbaar wie wanneer op een rechtsgeldige manier heeft getekend. De documenten kunnen na ondertekening worden gedownload voor uw eigen dossier en archief.

De rechtsgeldigheid van uw digitale handtekening is gelijk aan een traditioneel geplaatste handtekening.

In deze handleiding leest u stap voor stap hoe dit proces verloopt.

Belangrijk

• Zorg ervoor dat wij over uw juiste e-mailadres en mobiele telefoonnummer beschikken – zodat u onze digitale post en de te ondertekenen documenten correct ontvangt. Geeft u daarom wijzigingen van uw e-mailadres en/of telefoonnummer altijd door aan ons secretariaat: info@smitwolf.nl / 070-3560795
• Zorg ervoor dat het e-mailadres van Validsign – signature@validsign.nl – in uw email cliënt programma als ‘vertrouwd’ staat aangemerkt en de afzender niet wordt geblokkeerd
• Zorg ervoor dat u een PDF-reader op uw computer heeft geïnstalleerd – bv Adobe Reader DC: https://get.adobe.com/nl/reader
• Het blijft uiteraard mogelijk om een papieren versie van een rapport te ontvangen. Als u daar behoefte aan heeft, laat ons dat dan weten.

Vragen? Neem contact met ons op!